賃貸管理会社の変更手順｜変更すべき理由や起きがちなトラブルについて

管理会社との関係は、賃貸経営の質に直結します。報告が遅い、対応が雑、入居者からのクレームが放置されている。

そうした状況が続いているなら、管理会社の変更を検討するタイミングかもしれません。
準備不足のまま会社変更を進めるとかえってトラブルの原因になるので、手順を踏んで解決しましょう。

管理会社を変更したほうがいい理由

報告・連絡が遅い、または来ない

オーナーへの定期的な報告は管理会社の基本的な役割です。入居者からのクレーム対応の状況、修繕の進捗、空室期間中の客付け活動の内容。

これらが報告されないまま月日が経つようであれば、管理体制に問題があると判断するべきです。
連絡を取ろうとしても担当者がなかなかつかまらない、折り返しが来ないといった状況が常態化しているなら、早めに見直しを検討する理由になります。

空室が長期化している

空室が続いているにもかかわらず、改善策の提案がない、あるいは提案しても動きが見えないケースは、管理会社の営業力や取り組み姿勢に疑問が生じます。
近隣の類似物件と比較して空室期間が明らかに長い、内見数が少ない、募集条件の見直しを提案してこないといった状況は、変更を検討するサインの一つです。
空室が収益に直接影響することを考えると、現状維持のまま様子を見続けるリスクは大きいです。

入居者対応がずさん

入居者からのクレームや修繕依頼への対応が遅かったり、雑だったりすると、入居者の満足度が下がり退去につながります。
退去が増えれば空室率が上昇し、収益に直接影響します。
入居者から直接オーナーへ不満の連絡が来るようになれば、管理会社の機能が実質的に失われている状態といえます。
こうした状況を放置すると、入居者との関係悪化が修繕費や訴訟リスクにまで発展する可能性があります。

管理費に見合ったサービスを受けられていない

管理費の金額に見合うサービスが提供されているかを定期的に確認することは大切です。他社と比較してサービス内容・対応の質・報告の頻度に大きな差があると感じるなら、見直しを検討する価値があります。
費用だけで選ぶのは難しいですが、内容と費用のバランスが長期的に合わなければ、変更を選択肢に入れることは合理的な判断です。

管理業法改正に伴うオーナーの留意点

賃貸住宅管理業登録制度の確認

2021年に施行された「賃貸住宅管理業適正化法」により、管理戸数200戸以上の管理業者は国土交通省への登録が義務付けられました。
これにより、業者の透明性が向上しています。
管理会社を変更する際は、その業者が法に基づいた登録を行っているかを確認してください。
無登録業者に委託することは、トラブル発生時の法的保護が十分に受けられないリスクを伴います。

分別管理と定期報告の義務

登録業者は、オーナーから預かった家賃や敷金を自社の固有財産と分けて管理する分別管理が義務付けられています。
また、一年に一度、管理業務の実施状況をオーナーに報告する義務もあります。
変更後の管理会社がこれらの法定要件を遵守しているかをチェックすることは、自身の資産を守るための基本です。
定期報告の内容が薄い、あるいは実施されないような会社は、再度の変更を検討するべき対象となります。

次の管理会社を選ぶためのチェックリスト

客付け力の具体的な検証

今の管理会社への不満を解消するためには、新しい会社を選定する必要があります。
まずは客付け力の源泉を確認します。
自社で集客を行っているのか、あるいは仲介店舗とのネットワークが強いのかを把握してください。
主要ポータルサイトへの掲載頻度や、SNSを活用した募集活動など、現代的な集客手法を具体的にどう運用しているかが空室対策の要となります。

管理会社のタイプと得意分野

大手の系列会社はシステム化された報告体制や、ネットワークを活用した入居募集、24時間365日のコールセンター、保証会社との連携の強さがメリットです。
一方で、画一的な対応になりやすく融通が利きにくい面もあります。

地元の不動産会社は、オーナーとの距離が近いのが魅力ですが、客付け力・営業時間外の対応力などは十分に確認する必要があります。

髙松エステートは、大手の強みと、地元不動産会社の強み、両方を兼ね備えた管理会社です。

管理委託契約の種類と移行の注意点

管理受託方式とサブリース方式の違い

管理契約には主に管理受託方式とサブリース方式があります。
管理受託方式から別の会社へ変更するのは比較的スムーズですが、サブリース方式（一括借り上げ）を解約して変更するのは難易度が高くなります。
サブリース契約は借地借家法によって管理会社側が借主として保護されるため、オーナー側からの解約には正当事由が必要とされる事がありますので、管理変更を検討している管理会社もしくは専門家へのご相談も検討してみてください。

デジタル化の進展と管理効率

近年では、クラウド上で収支報告や修繕履歴を管理できるオーナー専用アプリを導入している管理会社が増えています。
変更先の会社を選ぶ際は、こうしたデジタルツールの活用状況も判断基準になります。
データ管理が徹底されていれば、将来の売却時にも修繕履歴を有力な証拠として提示でき、物件価値を裏付けることにつながります。

管理会社変更のよくあるトラブル

解約通知の期限を誤る

管理委託契約には通常、解約予告期間が設けられています。
3か月前通知が一般的ですが、契約によっては6か月前に設定されているものもあります。この期限を見落とすと変更のタイミングがずれるほか、違約金が発生するケースもあります。
変更を検討し始めたら、まず現在の契約書の解約条件を確認してください。

入居者への通知が不十分で混乱が起きる

管理会社が変わると、入居者の家賃振込先や問い合わせ窓口が変わります。
この通知が漏れると、旧管理会社に家賃が振り込まれ続けたり、入居者が連絡先を把握できずトラブルになったりします。
変更のスケジュールを決めたら、入居者への周知を早めに行うことが必要です。

書類や鍵の引き継ぎが不完全

旧管理会社から新管理会社への引き継ぎが不十分だと、入居者の契約書類や鍵の管理が曖昧になります。
引き継ぎリストを作成し、何が誰から誰に渡ったかを記録に残すことで、後のトラブルを防げます。

変更時期に修繕や更新手続きが重なる

変更のタイミングによっては、設備修繕や契約更新の時期と重なることがあります。
旧管理会社が引き継ぎに非協力的な場合、これらの手続きが宙に浮く可能性があります。
そのような場合でも対応できる、管理会社を選ぶ事も重要なポイントとなります。

トラブルの対策方法

引き継ぎ事項をリスト化する

管理会社の変更におけるトラブルの多くは、引き継ぎの不備から始まります。
入居者ごとの契約書・保証会社情報・緊急連絡先・修繕履歴・鍵の本数・設備の保証書など、引き継ぐべき書類や情報をリスト化しておくと、旧管理会社への請求もスムーズになります。
オーナー自身もリストの内容を把握し、引き継ぎ完了後に漏れがないか確認する習慣をつけてください。

旧管理会社との関係を丁寧に終わらせる

変更の理由が不満であっても、旧管理会社との関係を険悪なまま終わらせると引き継ぎに支障が出ます。
感情的にならず、事務的かつ丁寧に手続きを進めることが、最終的にオーナーの利益につながります。
変更の意思は明確に伝えつつ、引き継ぎへの協力を求める姿勢を保つことが重要です。

新管理会社との契約内容を細かく確認する

新しい管理会社と契約を結ぶ前に、管理業務の範囲・報告頻度・緊急時の対応フロー・解約条件などを契約書で細かく確認してください。
口頭での約束は後から証明しにくいため、重要な事項は書面に残すことを基本にしてください。
複数社を比較検討し、管理実績や担当者の対応力を確認してから選定するとミスマッチを防ぎやすくなります。

管理会社変更の流れ

1. 現在の管理委託契約を確認する

解約予告期間・違約金・引き継ぎに関する条項を正確に把握します。
解約通知の方法が書面や内容証明と定められている場合は、その方法に従ってください。

2. 新しい管理会社を選定する

複数社に問い合わせ、管理業務の内容・費用・実績・担当者の対応を比較します。
実際に管理している物件の入居率や対応事例を確認できると、判断材料が増えます。

3. 旧管理会社に解約を通知する

契約書に定める予告期間に従い、書面で解約を通知します。
口頭だけでは後からトラブルになることがあるため、書面での通知を徹底してください。

4. 引き継ぎを行う

旧管理会社から新管理会社への書類・鍵・情報の引き継ぎを、リストに沿って進めます。
オーナーも内容を確認し、漏れがないかを把握しておく必要があります。

5. 入居者に通知する

新しい振込先・問い合わせ先・緊急連絡先を入居者全員に書面で通知します。
変更日の1か月前には通知が届くよう、余裕をもって準備を進めてください。
通知文には変更日・新しい連絡先・振込先を明記し、不明点があれば問い合わせできる窓口も記載しておきましょう。

6. 新管理会社との業務を開始する

引き継ぎが完了したら、新管理会社との管理業務を正式にスタートします。
最初の数か月は定期的に状況確認を行い、引き継ぎの漏れがないかを確かめる習慣をつけると安心です。

賃貸管理会社の変更でよくある質問