「オーナーさまの喜びを考える」髙松エステートのお役立ち設計部

Volume.5

大切なお金をお預かりしながら

賃貸マンション管理を支える、

髙松エステートのチーム力。

もっと髙松エステートを強くする。

髙松エステート大阪本社事務統括部

南川梨恵みなみかわりえ（左）

岡明日香おかあすか（中）

嶋田華子しまだはなこ（右）

お金の管理から建物を管理する、
本社事務統括部の仕事

南川私たちの業務は、入居者様から預かったお金の管理を行うことです。部署は12名体制で、主に家賃や共益費、オーナー様の入出金管理に携わっています。当然ながら、取り扱っているのはお金ですので、日々緊張の連続です。ソフト面・ハード面の両面で厳格な管理体制を整え、業務に取り組んでいます。私は賃貸営業部で入居審査や鍵の発送を担当するなどを経て、岡さんは管理部の経験を経て、現在の部署に配属されました。

岡はい、管理部に配属されていた頃は、発送物の郵送関連をはじめ、消防やエレベーターの点検などのスケジュール管理、また点検の実施を入居者様へ通達するためのビラの作成を手がけていました。他にも証明書の発行や家賃入金など、様々に経験を重ねてきました。今の業務にもまた生かしていきたいと思っています。

嶋田私は中途入社でして、今の部署からのスタートです。一括借り上げを南川さんとともに担当しています。一括借り上げシステムの契約形態は、空室リスク、建物メンテナンス、入居トラブル、家賃の滞納など、全てのトラブルを解消し、安定したマンション経営をサポートであり、私の役割としましては、オーナー様への送金を担当させていただいています。

岡私は水道料金の請求業務を担当しています。1カ月に約700〜800戸の料金を処理していますが、その規模感からも効率性と正確性が求められる重要な業務です。弊社では、自社の社員や信頼のおける協力会社がマンションごとにメーターを直接読み取り、そこで得たデータを基に水道料金を算出しています。この体制により、正確かつ迅速な請求を実現し、入居者様に安心していただけるサービスをお届けしています。

南川私たちの業務は、経理業務と入金事務の中間に位置する役割を担っています。マンション管理ソフトを活用しながら、仕訳伝票の入力を行うだけでなく、実際に資金を動かす業務も含まれているため、経理上の勘定処理にも細心の注意が必要です。また、決算業務にも携わっており、非常に責任の重い業務です。一つのミスがオーナー様に大きなご迷惑をおかけする可能性があるため、マンション管理ソフトと経理ソフトを連携させたシステムを構築し、厳格な管理体制のもとで業務を進めています。

嶋田もちろん、システムに頼るだけでなく、メンバー間での確認も欠かしません。最終的には人の目によるチェックを重視しています。経理部署とも連携しながら確認作業を行っています。

南川人がやることは、絶対にミスが出ないとは言い切れるものではないので、間違いがあったときに、いかにリカバリーするか。部署としての判断、営業担当と管理担当の動き、オーナー様への丁寧なご説明など、常に対応策を意識しながら業務に取り組んでいます。

岡何よりも、オーナー様や入居者様からのご指摘がないように努め、ミスすることなく、安心して管理をお任せいただけることが私たちの使命であり、理想の状態です。私たちのやりがいと言ってもいいかもしれません。

課題感をもちながら、
管理の質を高めていく

岡今後の課題として、個人的には請求書のペーパーレス化を検討する余地があると感じています。現在、家賃保証会社や自動引き落としを利用される方の割合が増えているため、さらなる効率化が期待できるのではないかと考えています。

南川確かに紙の出力は多いですね。一方で、紙の書類のほうが保管や管理がしやすいと感じ、ファックスを希望されるオーナー様もいらっしゃいます。紙とデジタルの両立を図りつつ、オーナー様にストレスをかけず、スムーズに移行できる方法を模索できればと思います。

嶋田そうですね。オーナー様とのこれまでの関係性を大切にしつつ、何を変えるべきか、そして何を変えずに残すべきかをしっかり見極めながら進めていく必要がありますね。

南川また、日々の業務についての課題感も。業務は一個人に委ねるべきものではなく、誰もが簡単に、正確に取り組める仕組みを整えることが重要です。そのためにも、会計管理ソフトを含め、より一層のシステム化を進めていく必要があると感じています。

嶋田確かに私自身も、自分たちの業務にかかるコストや改善すべきポイントを定期的に振り返り、そこから得た気づきから、オーナー様や入居者様のために、より良い管理体制の強化につなげていきたいと考えています。

南川オーナー様あってこその会社ですから、課題の改善に取り組むのはもちろんですが、オーナー様のためになることを常に追求しながら、自分たち自身も成長していきたいですね。その結果として、管理の質をさらに向上させていきたいと思います。

岡本当にそうだと実感します。中にはすべてお一人でマンション管理されているオーナー様もいらっしゃいます。そうした方々に少しでも多く頼っていただける存在になれることが何より大切だと思います。そのためにも、私たち自身が成長し続けることは欠かせません。

嶋田送金業務を通じて、オーナー様のマンション管理をサポートさせていただいておりますが、これからも「大切なお金をお預かりしている」という責任を強く意識しながら、業務に取り組んでいきたいと思います。オーナー様に安心してお任せいただけるよう、細部にまで目を配り、信頼を築き続けることに努めなくてはと、あらためて身が引き締まる思いです。

南川私たちの強みは「仲がいいこと」。それは単なる馴れ合いではなくて、お互いを補い合い、支え合うことで自然に生まれる信頼関係に基づいたものです。チーム内でのコミュニケーションが円滑だからこそ、課題に対して迅速かつ柔軟に対応でき、結果として高い品質の管理サービスの提供につながるのだと感じています。この良好な関係性を土台に、お互いに成長を促しながら、オーナー様や入居者様の期待を超える価値を生み出す部署であり続けたいと思います。

インタビューを終えて

二人の仕事への思いをあらためて知れたとともに、責任感をひしひしと感じる時間でした。真面目に語り合うと、ちょっと恥ずかしさもありますが、素直に話すことができて、やっぱりこの部署いいなって（笑）思いました。
【南川】

同感です。どういう思いをもって仕事をしているか、なかなか普段聞けるタイミングがないので聞けて良かったです。一丸となって、もっともっと、オーナー様に頼られるように努めていきましょう！
【岡】

お互いに日頃感じていた仕事への思いを知れましたし、また自分の気持ちも整理できました。また仲が深まったかもしれませんね。これを機に、オーナー様や入居者様にとってのベストを考え協力し合えたらと思います。
【嶋田】

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